Aufträge & Termine
Bald verfügbarAngebot, Auftrag und Rechnung in einem durchgängigen Workflow.
Enthalten in: Meister-Effizienz, Betriebszentrale
So hilft dir das Modul
Verwalte Aufträge von der Anfrage bis zur Abrechnung in einem einheitlichen Ablauf. So behältst du Fristen, Status und offene Aufgaben jederzeit im Blick.
Ein Auftrag beginnt selten als Auftrag. Am Anfang steht eine Anfrage, dann vielleicht ein Termin vor Ort, dann ein Angebot, und erst wenn der Kunde zusagt, wird daraus Arbeit. In vielen Betrieben lebt jede dieser Stufen in einem eigenen Dokument: die Anfrage im Kopf oder auf einem Zettel, das Angebot in einer Vorlage, der Auftrag in einer Liste, die Rechnung beim Steuerberater. Kunde, Adresse und Ansprechpartner werden dabei mehrfach eingetragen, und jede Abschrift ist eine neue Gelegenheit für einen Fehler. LuminaDesk führt die Anfrage über eine feste Stationsfolge: Anfrage, Vor-Ort-Termin, Angebot versendet, Auftrag erhalten, in Bearbeitung, Abnahme, abgeschlossen. Nimmt der Kunde an, entsteht daraus ein eigener Auftrag mit eigener Nummer und eigenem Status, der Kunde und Ansprechpartner aus der Anfrage übernimmt, bis er erledigt und abgerechnet ist. Das Modul ist noch in Entwicklung. Wenn du zu den ersten Betrieben gehören willst, die es einsetzen, meld dich, wir merken dich vor.
Für wen
Für Betriebe, bei denen Angebot, Auftrag und Rechnung heute in drei getrennten Ablagen liegen: eine Vorlage für das Angebot, eine Liste für die laufenden Aufträge, ein Ordner für die Rechnungen beim Steuerberater. Sobald mehr als eine Person daran mitschreibt, weiß irgendwann niemand mehr, welche Fassung gerade die aktuelle ist.
Funktionen
- Angebote in strukturierte Aufträge umwandeln
- Status und Deadlines pro Auftrag nachverfolgen
- Dokumente zentral am Auftrag ablegen
Vorteile für den Betrieb
- Weniger Medienbrüche zwischen Büro und Baustelle
- Schnellere Abrechnung durch klare Prozessschritte
- Bessere Transparenz für Team und Kunden
So läuft das im Alltag
- 01
Anfrage aufnehmen und Angebot schreiben
Sobald das Modul startet, wirst du jede neue Anfrage als eigenen Vorgang anlegen, mit Kunde, Ansprechpartner und der Adresse der Baustelle. Der Vorgang durchläuft dann eine feste Stationsfolge: Anfrage, Vor-Ort-Termin, Angebot versendet, Auftrag erhalten, in Bearbeitung, Abnahme, abgeschlossen. Das Angebot selbst schreibst du weiterhin wie gewohnt, im System wird nur festgehalten, wann es raus ist und wann der Kunde zugesagt hat. So sieht jeder im Team künftig auf einen Blick, in welchem Stadium eine Anfrage gerade steckt, ohne im Postfach nachzufragen oder einen Kollegen abzupassen.
- 02
Angebot in einen Auftrag wandeln, ohne alles neu zu tippen
Nimmt der Kunde an, wird aus der Anfrage automatisch ein Auftrag: Kunde und Ansprechpartner werden übernommen, du musst sie kein zweites Mal eintippen. Die Adresse der Baustelle wirst du beim Anlegen noch einmal wählen, falls sie von der Rechnungsadresse abweicht. Der Auftrag bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer und startet in seiner eigenen Stationsfolge: geplant, zugewiesen, in Bearbeitung, erledigt, abgerechnet, unabhängig von der Anfrage, aus der er entstanden ist. Ist am Auftragstyp eine Checkliste hinterlegt, übernimmt LuminaDesk sie automatisch. Schon beim Anlegen kannst du auch den ersten Termin samt den passenden Mitarbeitern eintragen.
- 03
Status und Fristen im Blick behalten
Später zeigt jeder Auftrag auf einen Blick, wo er steht: geplant, zugewiesen, in Bearbeitung, erledigt oder abgerechnet. Fehlt noch ein Termin, taucht der Auftrag offen auf der Plantafel auf, statt in einer langen Liste unterzugehen. Zusätzlich kannst du über die Priorität, von niedrig bis dringend, sortieren, was zuerst dran ist. Auch der einzelne Termin bekommt seinen eigenen Status: geplant, bestätigt, unterwegs, erledigt, damit sich der Tagesablauf einzelner Mitarbeiter nachvollziehen lässt, ohne im Büro extra nachzufragen. So bleibt sichtbar, wie viele Aufträge gerade offen sind, und jeder sieht auf einen Blick, wie viele eigene Termine heute noch anstehen.
- 04
Aus dem Auftrag heraus abrechnen
Ist die Arbeit erledigt, wirst du den Auftrag als abgerechnet markieren, die letzte Station seiner Stationsfolge. Eine eigene Rechnung mit Beträgen entsteht dabei noch nicht, dafür ist ein eigenes Modul vorgesehen. Aufträge & Termine liefert dafür den klaren Schlusspunkt: Von hier aus lässt sich jederzeit nachvollziehen, welcher Auftrag fertig, aber noch nicht abgerechnet ist. Genau diese Lücke ist heute oft der Punkt, an dem eine Rechnung schlicht in Vergessenheit gerät.
Typische Fragen zu Aufträge & Termine
Keine passende Antwort dabei? Schreib uns, du landest direkt bei uns.
Noch Fragen? Schreib unsStornieren lässt sich der Vorgang aus jeder Station heraus, auch direkt nach dem versendeten Angebot. Du gibst dabei einen Grund an, storniert bleibt er weiterhin sichtbar und nachvollziehbar und verschwindet nicht einfach aus der Liste. Einen eigenen Status „abgelehnt“ gibt es dafür nicht, dafür reicht der allgemeine Weg über Stornieren.
Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt seine eigenen Termine mit den Auftragsdaten aufs Handy synchronisiert, über eine eigene Schnittstelle für die mobile Anwendung.
Ja. Ein Auftrag trägt beliebig viele Termine, zum Beispiel wenn die Arbeit nicht an einem Tag fertig wird oder ein Nachtermin nötig ist. Jeder Termin hat seinen eigenen Status und seine eigene Mitarbeiterzuweisung, der Auftrag bleibt auf der Plantafel offen, bis keiner mehr aussteht.
Direkt gar nicht. Das E-Rechnung Postfach nimmt Rechnungen entgegen, die andere Firmen dir schicken, nicht die, die du selbst schreibst. Deine eigenen Rechnungen aus einem Auftrag sollen über das separate Modul Finanzmanagement laufen. Beide Module ergänzen sich fachlich, bleiben aber technisch getrennt.
Passt dieses Modul zu deinem Betrieb?
Sag uns kurz, wie du arbeitest. Wir zeigen dir, wie LuminaDesk das in deinem Alltag abbildet.